文系の事務職でもITスキルは身につく？20代からの学び方を解説

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周りの同僚がチャットツールや自動化ツールを使いこなしているのを見て、自分だけ取り残されている気がする。そんな焦りを感じたことはないでしょうか。Excelはひと通り使えても、それ以上のデジタルツールとなると急に苦手意識が出てしまう方は少なくありません。

多くの職場でデジタル化の波が広がっており、事務職にもこれまでとは違うスキルが求められる場面が増えてきています。ただし、専門的な技術者だけがDXを担うわけではなく、日々の業務を深く理解している事務職の経験こそが、現場でのデジタル活用を進める力になります。この記事では、転職支援実績を持つ国家資格キャリアコンサルタントが、文系・事務職の方が無理なくDXスキルを身につける方法を解説します。

DX時代に文系・事務職が感じやすい不安

結論から言うと、多くの方が感じている不安の正体は「専門知識がないこと」そのものではなく「何から手をつければいいかわからないこと」にあります。DXという言葉の範囲が広いために、自分には縁遠いものだと思い込んでしまいやすいのです。

実際、こうした不安は数字にも表れています。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が公表した「DX白書2023」によると、DXを推進する人材の「量」が「大幅に不足している」と回答した日本企業の割合は、2021年度調査の30.6％から2022年度調査では49.6％へと増加しており、日本企業の約半数が人材不足を深刻に感じている実態が明らかになっています（同時期の米国は20.9％から3.3％へと減少）。つまり、事務職の一人ひとりが感じている「自分だけが取り残されている」という感覚は、決して個人の能力不足ではなく、社会全体がまだ人材育成の途上にあることの裏返しでもあるのです。

実際には、日々の業務を熟知していることこそが、デジタル活用を現場に根づかせるうえで欠かせない強みになります。どこに手間がかかっているか、どんな情報が散らばっているかを把握しているのは、専門部署の担当者ではなく現場の事務職の方であることがほとんどだからです。まずは自分の業務にどんな無駄や重複があるかを振り返るところから始めれば、身構えすぎずに一歩を踏み出せるはずです。

特に20代のうちは、周囲の同僚や同期がチャットツールや生成AIのような新しいツールを使いこなす姿を見ると、自分だけが取り残されているように感じやすい時期でもあります。しかし、入社して数年の事務職がいきなり高度なプログラミングスキルを求められる場面はほとんどありません。

求められているのは、日々の業務の中にある「非効率」に気づき、身近なツールで改善していく視点です。まずは自分が今使っているExcelやメールのやり取りの中で、「毎回同じ作業を繰り返している部分はないか」「情報が複数の場所に散らばっていないか」を書き出してみることから始めてみましょう。小さな気づきの積み重ねが、DXへの苦手意識を薄めていく第一歩になります。

文系・事務職がまず身につけたいDXスキル3選

いきなり専門的なプログラミングを学ぶ必要はありません。日常業務に直結する範囲から、優先順位をつけて身につけていきましょう。

1　データを整理・可視化する力

表計算ソフトの関数や簡単な集計機能を使いこなし、数字の傾向を一目でわかる形にまとめる力です。関数の組み合わせや条件付き書式など、今使っているツールの応用範囲を広げるだけでも、業務のスピードは大きく変わります。

たとえば、毎月の売上データや経費データを手作業で集計している場合、SUMIFS関数やピボットテーブルを使うだけで、これまで数時間かかっていた集計作業を数分に短縮できることもあります。数値の羅列だけでなく、グラフや条件付き書式で色分けをすることで、上司や他部署への報告資料が格段にわかりやすくなり、「説明が上手い」「資料がわかりやすい」という評価にもつながりやすくなります。難しい関数を一度に覚えようとするより、まずは自分が日常的に行っている集計作業を一つ選び、関数化・自動化できないかを試してみるとよいでしょう。

2　業務効率化ツールの基本操作

定型的な繰り返し作業を自動化するツールや、社内のやり取りを整理するチャットツールなど、身近な効率化ツールの基本操作です。いきなり全部を使いこなそうとせず、まずは一つの作業を置き換えることから始めると続けやすくなります。

具体的には、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールによる定型入力作業の自動化、チャットツールでのタスク管理、フォーム作成ツールを使った申請業務のペーパーレス化などが代表的です。毎日決まった時間に同じフォーマットのメールを送る作業や、紙の申請書を手入力でシステムに転記する作業は、多くの職場でいまだに残っている非効率の代表例といえます。こうした作業を一つでも自動化・システム化できれば、単純作業に費やしていた時間を、本来注力すべき業務に振り向けられます。まずは自分の担当業務の中で「毎日・毎週必ず発生する繰り返し作業」を一つ選び、それをツールに任せられないか調べてみることから始めましょう。

3　クラウドでの情報共有力

資料やデータをクラウド上で管理し、複数人でスムーズに共有・更新する力です。メールでのファイルのやり取りに比べて、更新履歴の管理や同時作業がしやすくなり、チーム全体の業務効率にも貢献できます。

複数人が同じ資料を編集する際、メールでファイルを送り合っていると「どれが最新版かわからない」「上書きしてしまい変更が消えた」といったトラブルが起こりがちです。クラウドストレージや共同編集ツールを使えば、常に最新版を全員が参照でき、変更履歴も自動的に残るため、こうしたミスを防ぎやすくなります。また、テレワークや在宅勤務が広がる中で、場所を問わずに情報へアクセスできる環境を整えておくことは、働き方の柔軟性を高めるうえでも重要なスキルです。まずは社内で使っているクラウドサービスのフォルダ構成や共有設定を見直し、誰がどの情報にアクセスできるかを整理するところから始めてみましょう。

学習を無理なく続けるステップ解説

無理なく続けるコツは、一度に多くを詰め込まず、身近な業務から順を追って取り組むことです。次の4つのステップで進めていきましょう。

ステップ1　自分の業務を棚卸しする

まずは今の業務の中で、時間がかかっている作業や、同じ手順を繰り返している部分を書き出してみましょう。学ぶべきスキルの優先順位が自然と見えてきます。

ステップ2　小さなツールから触れてみる

いきなり大きな変化を目指すのではなく、普段使っているツールの中で試せる機能から触れてみましょう。小さな成功体験を積み重ねることが、学習を継続する何よりの原動力になります。

ステップ3　公的な学び直し支援制度を活用する

経済産業省が開設している学び直し支援のポータルサイトなど、国の制度を活用すれば、費用面の負担を抑えながら学習を進められます。制度の詳細や対象講座は変更されることがあるため、利用前に最新情報を確認しましょう。

ステップ4　学んだことを実務で試す

学習した内容は、できるだけ早く実際の業務で試してみましょう。実践を通じてこそ身につく感覚があり、周囲からの評価にもつながりやすくなります。

スキルを身につけた先に広がるキャリアの選択肢

DX推進の動きは、業種や企業規模を問わず広がりを見せています。そのため、事務職としてデジタルスキルを磨くことは、今の職場での評価向上だけでなく、将来の選択肢を広げることにもつながります。

社内でデジタル化を推進する役割を任されるようになったり、身につけたスキルを武器に転職活動を有利に進められたりすることもあるでしょう。具体的には、社内のDX推進プロジェクトのメンバーに抜擢されたり、業務改善の提案が評価されて管理部門でのポジションアップにつながったりするケースもあります。

また、転職市場においても、現場の業務を理解したうえでデジタルツールを使いこなせる人材は、専門的なエンジニアとは異なる価値を持つ存在として評価される傾向にあります。実際に、経理・人事・総務といったバックオフィス職種でも、業務効率化の経験やクラウドツールの活用実績を具体的なエピソードとして語れることが、転職活動における強みになる場面は少なくありません。

資格取得やスキルの証明にこだわりすぎる必要はなく、日々の業務の中で「どんな課題を、どんなツールで、どう解決したか」を振り返り、言語化できるようにしておくことのほうが、実務では評価されやすい傾向にあります。

まずは今の業務の中でできることから取り組み、自分の可能性を狭めずに前向きに検討してみましょう。将来的にキャリアの方向性に悩んだときは、キャリアエージェントに相談しながら選択肢を整理するのも一つの方法です。

まとめ

文系・事務職の方がDXスキルを身につけるには、専門知識よりもまず「何から始めるか」を明確にすることが大切です。

• 不安の正体は専門知識の欠如ではなく取り組み方がわからないことにある

• データ整理・効率化ツール・クラウド共有の3つがまず身につけたいスキル

• 業務の棚卸しから始め、小さな一歩を積み重ねることが継続のコツ

• スキルアップは今の職場での評価向上にも将来のキャリアの選択肢にもつながる

一度に多くを求めず、今日から取り組める小さな一歩を積み重ねていきましょう。

よくある質問

Q. 文系出身でも本当にDX人材になれますか。

はい。DX推進には技術者だけでなく、業務の中身を理解して現場をまとめる役割も欠かせません。事務職としての業務経験は、その役割を担ううえで大きな強みになります。

Q. 何のツールから学び始めればいいですか。

今使っている表計算ソフトの応用機能から始めるのがおすすめです。新しいツールを増やす前に、身近なツールを使いこなす力を伸ばすほうが挫折しにくく、実務にもすぐに活かせます。

Q. 学習に使える公的な支援制度はありますか。

国が用意している学び直し支援のポータルサイトなど、費用面の負担を軽減できる制度があります。制度の内容は変更されることがあるため、申し込み前に最新の情報を確認しましょう。

Q. 今の仕事を続けながら学ぶ時間はどう作ればいいですか。

まとまった時間を確保しようとせず、日々の業務の中で少しずつツールに触れる時間を積み重ねる形がおすすめです。無理のないペースで続けることが、結果的に一番の近道になります。