職歴を証明する書類がないときの揃え方は？再交付の手順を解説

自分に合う仕事が見つかる！適職診断はこちら▼

離職票や雇用保険被保険者証をなくしていても、応募は進められます。選考で提出を求められることはなく、必要になるのは内定後の手続きです。

雇用保険被保険者証は、ハローワークの窓口で再交付を申請でき、原則として即日発行です。郵送の場合はおおむね2週間程度かかるため、内定を待たずに先に動いておくと安心です。

この記事では、書類ごとの再交付の手順、在籍期間を確かめる別の方法、会社に伝えるときの例文までを、国家資格キャリアコンサルタントが解説します。

選考と入社手続きで必要になる書類の違い

まず、いつ何が必要になるのかを切り分けます。

選考では提出を求められない

応募の段階で提出するのは、履歴書と職務経歴書が中心です。離職票や雇用保険被保険者証を、選考の段階で求める会社はまずありません。

書類が手元にないという理由で応募を後回しにするのは、必要のない足止めです。先に応募しながら、並行して再交付を進めれば間に合います。

入社手続きで必要になるもの

必要になるのは、内定が出てからです。会社は雇用保険と厚生年金の加入手続きを行うため、雇用保険被保険者番号と基礎年金番号を確認します。

ここで重要なのは、必要なのは番号であって、書類そのものではない場合があるという点です。何が必要かは会社によって違うため、先に確かめておくと無駄がありません。

離職票は失業給付を受ける場合に使う

離職票は、失業給付の手続きのための書類です。次の会社に提出するものではありません。

すぐに就職するのであれば、離職票がなくても困らないことがあります。どの書類が、何のために必要なのかを分けて考えましょう。

NG例（書類がないときの対応）

• 書類が揃うまで応募を待つ

• 入社日が決まってから再交付を申請する

OK例（書類がないときの対応）

• 応募と並行して再交付を進める

• 入社先に必要なものを先に確かめる

雇用保険被保険者証の再交付の手順と持ち物

一番必要になる可能性が高い書類から見ていきます。

窓口なら原則として即日発行

雇用保険被保険者証をなくした場合、ハローワークの窓口で再交付を申請できます。労働局の案内では、原則として即日発行可能とされています。

受付の時間は平日の日中に限られます。アルバイトのシフトと重なる場合は、先に一日だけ予定を空けておくと進みます。

持っていくもの

申請には、再交付の申請書と本人確認の資料が必要になります。顔写真付きのものであれば、運転免許証やマイナンバーカードなど1点で済みます。

顔写真付きのものがない場合は、健康保険被保険者証、住民票記載事項証明書、年金手帳など、異なる2種類が必要とされています。手元に何があるかを先に確かめてから出かけましょう。

郵送でも申請できる

窓口に行けない場合は、郵送での申請もできます。ただし、労働局の案内では、郵送の場合はおおむね2週間程度かかるとされています。

内定が出てから入社までの期間は短いことがあるため、郵送を選ぶなら早めに動く必要があります。これが、応募と並行して進めたほうがよい理由です。

在籍期間を確かめる3つの方法

書類がないだけでなく、いつ働いていたのか自体が分からない場合もあります。

1. 手元の記録から拾う

最初に見るのは、給与の振込記録です。銀行の入出金明細に、最初の給与と最後の給与の日付が残っています。

源泉徴収票が残っていれば、その年にどこで働いていたかが分かります。まずはこの2つを探してみましょう。

2. 年金記録を確認する

厚生年金に加入していた職場であれば、加入していた期間が年金の記録に残っています。自分で日付を覚えていなくても、ここから拾えます。

この方法の利点は、前の職場に連絡しなくて済むことです。揉めて辞めた、連絡しづらいといった事情があっても使えます。

3. ハローワークの窓口で確かめる

雇用保険に加入していた職場であれば、加入と喪失の記録が残っています。再交付の申請に行った際に、あわせて確かめられます。

この方法も、前の職場を介さずに進められます。連絡したくない事情がある場合は、こちらを選べば十分です。

会社に伝えるときの例文

ここからは、実際に口に出せる形で見ていきます。いずれも30秒前後で話せる長さです。

再交付の手続き中である場合の例文

「雇用保険被保険者証を手元で見つけられず、現在ハローワークで再交付の手続きを進めているところです。基礎年金番号は確認できております。入社日までには揃う見込みですが、他に必要な書類があればお知らせください。」

伝えるべきなのは、手続き中であることと、入社日までの見通しです。なくした経緯を説明する必要はありません。

前の職場に連絡できない場合の例文

「前の勤務先から受け取っていない書類があります。現在はハローワークで確認と再交付の手続きを進めております。在籍していた期間は確認できておりますので、必要でしたらお伝えできます。」

前の職場に連絡できない事情があっても、そこには触れなくて構いません。別の経路で進めているという事実が伝われば十分です。

書類がないときに避けたい対応3つと言い換え例

対応の仕方で、進み方が大きく変わります。

書類が揃うまで応募を待つ

選考の段階では求められない書類のために、応募そのものを止めてしまうのは損です。待っている間に、条件の良い求人は埋まっていきます。

言い換えるなら、応募を進めながら、並行して再交付を申請するという進め方になります。

前の職場に連絡するしかないと思い込む

在籍期間を確かめる方法は、前の職場への連絡だけではありません。連絡しづらい事情がある場合、この思い込みが手を止めます。

言い換えるなら、年金記録やハローワークの窓口という、前の職場を介さない経路を先に試すことになります。

入社日が決まってから動く

内定から入社までの期間は短いことがあります。郵送で申請すると2週間程度かかるため、間に合わないことがあります。

言い換えるなら、応募を始めた段階で手続きを済ませておくという順番になります。

まとめ

• 選考の段階で離職票や保険者証を求められることはまずない

• 雇用保険被保険者証は、窓口なら原則として即日発行

• 郵送での申請は、おおむね2週間程度かかる

• 在籍期間は、年金記録やハローワークでも確かめられる

• 離職票は失業給付のための書類で、次の会社に出すものではない

書類が揃うのを待っている間に、求人は埋まっていきます。応募と並行して手続きを進めていきましょう。

よくある質問

Q. 離職票がないと就職できませんか。

離職票は失業給付の手続きのための書類で、次の会社に提出するものではありません。すぐに就職するのであれば、なくても困らないことがあります。

Q. 再交付にはどのくらいかかりますか。

雇用保険被保険者証は、窓口であれば原則として即日発行とされています。郵送の場合はおおむね2週間程度かかります。

Q. 本人確認の書類が手元にありません。

顔写真付きのものがない場合は、健康保険被保険者証や住民票記載事項証明書など、異なる2種類で対応できるとされています。

Q. 前の職場に連絡したくありません。

在籍期間は、年金記録やハローワークの記録からも確かめられます。前の職場を介さない経路があります。

Q. 入社先には何を提出しますか。

必要なのは雇用保険被保険者番号と基礎年金番号で、書類そのものではない場合もあります。会社によって違うため確認しましょう。